Checklist voor een succesvol evenement
BEGIN OP TIJD!
Trek minimaal een half jaar uit voor de organisatie. Alleen al om te voorkomen dat eventlocaties volgeboekt zijn. Bij grote evenementen beginnen we vaak zelf al een jaar van tevoren
CHECK DE DATUM
Check voordat je een datum vastlegt of er op deze dag geen concurrerende evenementen plaatsvinden. Houd ook rekening met vakantieperiodes.
HELDER DOEL VOOR OGEN
Zet doelstellingen en doelgroepen op papier en wees daarbij zo concreet en specifiek mogelijk. Vraag jezelf af wanneer het evenement een succes is.
INVESTEER IN INHOUD
Kies onderwerpen die actueel en relevant zijn en sprekers die passen bij de doelgroep. En bedenk vooraf met welke boodschap je gasten naar huis moeten gaan.
WERK MET EEN THEMA
Een pakkend overkoepelend thema helpt bij het overbrengen van de boodschap. Werk het thema visueel uit en laat het terugkomen in alle communicatie-uitingen, in de decoratie en in het entertainment.
BOUW DE COMMUNICATIE OP
Geef niet al het nieuws (programma, sprekers, entertainment) in één keer weg. Bouw de spanning op en zorg steeds voor een duidelijke call-to-action (aanmelden)!
TECHNIEK MOET KLOPPEN
Bespreek het complete programma vooraf goed met je techniekpartner en neem op de dag zelf ruimschoots tijd voor de opbouw, het testen van de apparatuur en alle instarts en de repetities. Check double check!
CATERING MOET GOED ZIJN
Eten is een basisbehoefte voor mensen. Zorg goed voor de inwendige mens, verwen en verras gasten met lekker (en voldoende) eten en drinken.
STRAKKE REGIE
Stel een uitgebreid draaiboek op, zodat iedereen weet wat je van hem of haar verwacht. Laat het checken door een (of meer) collega(‘s) en deel het met iedereen die een rol heeft die dag. En bedenk: regie is een vak. Twijfel je of je het zelf kunt? Besteed het dan uit!
GOED GASTHEERSCHAP
Voorbereiding is 90% van het succes. Voor de laatste 10% is goed gastheerschap onontbeerlijk. Geef gasten een warm welkom!
Online of hybride events
Er gaat natuurlijk niks boven een live event, maar ook online is er veel mogelijk. Van webinars en hybride events met live streaming tot complete digital events. Het voordeel van online is dat je makkelijker een grotere doelgroep bereikt, de valkuil is echter dat het veel moeilijker is om de boodschap goed over te brengen. Daarom hieronder nog enkele tips, specifiek voor online events;
GOEDE VOORBEREIDING
Normaal gesproken is de voorbereiding al 90% van het succes; bij een online event ligt dat percentage nóg hoger. Werk dus ook bij online events met uitgebreide briefings, een draaiboek, een script en een heldere kernboodschap.
HOUD HET KORT
Een online event is veel korter; maximaal anderhalf uur bij een goed, gevarieerd programma met verschillende subthema’s. En houd je aan een strak tijdschema, alsof het een tv-programma is.
AANTREKKELIJK PODIUMPLAATJE
Creëer een professioneel en aantrekkelijk podiumplaatje. Nodig de presentator/dagvoorzitter en sprekers uit op een locatie en plaats ze in een setting die past bij de presentatie of interviewvorm. Zorg ook voor een goede styling en aankleding in de stijl van het event.
PROFESSIONELE TECHNIEK
Regel goede techniek; huur daarvoor een professionele techniekpartner in. Om het voor de kijker aantrekkelijker te maken, zijn beeldswitches heel belangrijk. Wissel totaalplaatjes af met close-ups van verschillende sprekers.
AFWISSELING EN INTERACTIE
Blijf je publiek boeien. Wissel sprekers af met een opgenomen video of interactief onderdeel zoals een poll, een quiz of stellingen.
APPLAUS VERZEKERD
Communicatiebron heeft ruim 20 jaar ervaring in het organiseren van events: van congressen, dinershows, awarduitreikingen en themadagen tot productintroducties en workshops. Van concept, creatie en organisatie tot regie. Nieuwsgierig naar ons werk? Bekijk onze cases of neem contact met ons op!