Online events: valkuilen en tips

Het organiseren van online events is door de coronacrisis in een stroomversnelling terechtgekomen. Hoe houd je je hoofd boven water in de zee van (on)mogelijkheden?

Vol goede moed hebben wij in de afgelopen weken aan verschillende online events deelgenomen. Met wisselend succes. Het blijkt namelijk niet mee te vallen om publiek via een scherm te boeien. Falende techniek, vertraging op de lijn waardoor sprekers niet op elkaar kunnen reageren, een inlogtool die niet werkt, geen regie op gasten die willen inzoomen waardoor een boodschap ineens een hele andere kant op gaat. Maar ook: sprekers die op beeld een stuk saaier zijn dan live, het ontbreken van een heldere boodschap en storend veel chatverkeer. En dan ligt afleiding natuurlijk ook nog op de loer. Dus wil je een pakkend online event organiseren? Pak het professioneel aan!

Jouw reddingsboei: 5 concrete tips voor het organiseren van (hybride) online events!

Tip 1: goede voorbereiding

Normaal gesproken is de voorbereiding al 90% van het succes; bij een online event ligt dat percentage nóg hoger. Je mist namelijk het gevoel met de zaal en kunt bovendien niet à la minute inspelen op onverwachte gebeurtenissen. Werk dus net als anders met uitgebreide briefings, een draaiboek, een script en een heldere kernboodschap. Houd er ook rekening mee dat een online event veel korter is, maximaal anderhalf uur bij een goed, gevarieerd programma met verschillende subthema’s. En houd je  aan een strak tijdschema, alsof het een tv-programma is.

Tip 2: aantrekkelijk podiumplaatje

Creëer een professioneel en aantrekkelijk podiumplaatje. Nodig de presentator/dagvoorzitter en sprekers uit op een locatie en plaats ze in een setting die past bij de presentatie of interviewvorm. Veel locaties kun je hiervoor inhuren, waarbij je ook gebruik mag van high tech schermen. Informeer naar de mogelijkheden en zorg ook voor een goede styling en aankleding in de stijl van het event.

Tip 3: professionele techniek

Regel goede techniek; huur daarvoor een professionele techniekpartner in. Beeld en geluid moeten gewoon goed zijn en vergeet ook het licht niet. Om het voor de kijker aantrekkelijker te maken, zijn beeldswitches heel belangrijk. Wissel totaalplaatjes af met close-ups van verschillende sprekers. Bij een live event huur je daarvoor een videoregisseur of encoder in, doe dat nu dus ook.

Tip 4: afwisseling en interactie

Blijf je publiek boeien. Wissel sprekers af met een opgenomen video of interactief onderdeel zoals een poll, een quiz of stellingen. Partijen als Sendsteps en Buzzmaster bieden hier goede mogelijkheden voor. Af en toe een chatfunctie openzetten kan ook interessante input opleveren. Zorg dan wel voor een goede side-kick die de relevante antwoorden, vragen of reacties kan filteren voor de moderator, presentator of dagvoorzitter.

Tip 5: communicatie

Besteed aandacht aan de communicatie; voor, tijdens en na het evenement. Natuurlijk kan er tegenwoordig veel online met nieuwsbrieven, banners, een eventwebsite, social media en een digitale uitnodiging met een registratietool. Vergeet in al het digitale geweld echter ook de grote attentiewaarde van een fysieke uitnodiging niet. Kies voor de mix! En wil je nog een beetje extra beleving? Verras je publiek dan op de dag zelf met een leuke attentie: bezorg een leuke gimmick of verras met een drankje of snack. Dat zorgt voor verbondenheid en geeft net dat beetje extra.

Er gaat natuurlijk niets boven een live event, waarbij het gaat om ontmoeten, beleven en echt contact maken. Toch zijn er mogelijkheden genoeg om van jouw online event een succes te maken. En als de coronamaatregelen het straks toelaten, kunnen we van een online event snel doorschakelen naar hybride event, waarbij je een deel van het publiek ontvangt op locatie terwijl een ander deel online meekijkt.

Spring jij met ons in het diepe, nu we jou hebben leren zwemmen?